税務コラム

手間の掛からないジップロックを使った領収書の管理方法

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会社を設立したり、個人事業主として企業すると「領収書の管理」という作業が発生します。
会社員の時の領収書というと月に数枚～数十枚で、担当部書がまとめていたため、あまり馴染みがありませんでした。

ただ、起業するとそうもいきません。
きちんと集計し経費として計上する必要があり、管理がずさんだと無駄な税金を支払うことになってしまいます。

かといって起業当初は事務スタッフを雇うほどの余裕もありませんし、領収書の管理に時間と手間を掛けることもできません。
そこで、なるべく手間を掛けない領収書の管理方法をお伝えいたします。

 

そもそも領収書ってなに？

領収書には以下の役割があります。
1、商品・サービスへ代金を支払ったという証明
2、支払った代金の２重請求を防ぐための証明

つまり、領収書というのはお金を支払った証明となるものです。

では、スーパーやコンビニでもらえるレシートは領収書としての効果はあるのでしょうか。
答えは「レシートでも領収書になります」

以下の5つの要素が含まれると領収書として見なされます。
ということは、レシートでも領収書と同様の効果があると言うことになります。
・いつ買ったのか？
・誰から買ったのか？
・何を買ったのか？
・いくらで買ったのか？
・買った者の名前
※レシートに自分の名前はありませんが、通常はレシートを保有している人が支払ったと見なされます。

ただし、レシートは長期間保存しておくと印字が見なくなってしまうことがありますので、
できれば印字が消えることのない領収書で保管しておくことをお勧めいたします。

 

 

領収書って誰が見るの？

 

予想以上に経費が多かったりしない限りは、領収書を何度も見直すことはないですよね？
税理士にまとめて提出して、経費額を確認する程度ではないでしょうか。

それでは何故、領収書を綺麗に管理しておく必要があるのでしょうか。
領収書が必要になる時は、税務調査が入ったときです。
税務調査とは不正に経費を増やすことで利益を減らし、税金の支払いを少なくすることを防ぐために、
税務局の職員が調査をします。

そのときの証拠として過去7年間分の領収書を管理する必要があるのです。

ということは、領収書はいつ来るかわからない税務調査の時のためにしっかりと管理しておかなければならないと言うことです。

 

 

オススメの領収書のジップロック管理方法

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領収書の管理方法として以前みかけた方法では「ノートに貼る」だと思います。

スクラップブックに日付順に重ならないように領収書を貼っていく。
基本的には領収書は税務調査のときに記帳している内容を確認することができれば管理方法はどんな方法でも問題ありません。

それだったら、スクラップブックに一枚一枚領収書を貼っていく作業効率を考えると無駄だと感じる方も多いのではないでしょうか。

もっと簡単に領収書を管理したい！！
そこでオススメなのがジップロックです。（IKEAで売ってる安いものでもOKです！）

ジップロックを月ごとに分けて、その中に該当する領収書を入れていくだけ。

ジップロックを使うと手間と費用の両方が抑えられ、領収書がバラバラになることもなく非常に効率的です。
あとはジップロックに入れた領収書をまとめて保管しておくだけです。

これで領収書の管理に時間をかけず、本来の営業活動に時間を割くことができます。

A4ノートに領収書を貼っていくというのは意外にコストが掛かります。
作業効率アップの為にも是非、ジップロック管理方法を実践してみてください。

 

 

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